Volá PR osoba: "Potřebuju něco dostat do médií!"

Tahle situace se opakuje hodně často a - i když se snažím stále dokola vysvětlovat - stejně je to na houby a já mám pocit, že to nebere konce. O co jde? O načasování, kdy posíláte informace novinářům. A taky o to, jak ty podklady vypadají, protože to je leckdy největší problém: že něco chcete propagovat, ale nemáte podklady v takové formě, v jaké je novinář potřebuje.
Tady jsou dva extrémy, které zažívám téměř denně:

První: v dubnu mi volá PR osoba, že v červnu má super filmovej festival / výstavu / benefiční akci a povídá: "Potřebovala bych to dostat médií!"

Druhý: PR osoba píše ve středu odpoledne, že v pátek dopoledne má super akci.

Oboje je špatně načasované: moc brzo / moc pozdě, ale ... pokud mě to téma zajímá, tak pohnu horou, abych si překopala program a měla v tom termínu volno. Jen je to mnohem větší stres, než kdyby to načasování bylo lepší.

1) Do deníku posílejte info o akci v řádu dnů. Novinář v deníku neplánuje týdny nebo měsíce dopředu.

2) Do týdeníku je to zhruba dva, max. tři týdny předem.
Pokud jste typ "last minute" a posíláte všechno na poslední chvíli, pak vás moc prosím: nejdřív promyslete, co a komu posíláte.

Příklad: ve středu mi volá PR osoba nakladatelství, že v pátek ráno přiletí slavný spisovatel.
Fajn, sice mám x rozepsaných věcí, mám schůzky, ale nějak to zvládnu, ale potřebuju mít maximum informací.

Takže se PR osoby zeptám:
- kolik má spisovatel času na rozhovor?
- bude to s tlumočením / nebo bez?
- můžeme přijít s fotografem? Nebo máte svého fotografa?
- můžete mi poslat jeho knihu v pdfku, abych si to stihla přečíst?
Věřte mi, že většina novinářů má zájem o dobrá témata, ale jsou rozlítaní jako všichni a když chtějí dělat práci na maximum, tak potřebují taky maximum od vás. Protože...vy jste ti, kteří něco nabízíte, kteří něco chcete prosadit do médií, takže ten hlavní míč je na vaší straně. Chcete se dozvědět víc postřehů z praxe?